Zarządzanie projektem. Zwinnie czy klasycznie? – Sylwia Wójcik

W trakcie realizacji projektu uczestnicy zespołów zwracają uwagę na wybór rozwiązań, które mają być dostarczane, tzw. produktów projektowych. Łatwo jest skupić się na produktach ze względu na ich fizyczny, namacalny charakter. W założeniach projekt ma dostarczyć określoną ilość nazwanych systemów, modułów, instrukcji…  Inaczej jest z jeśli chodzi o zarządzanie projektem i metodykę. Decyzja o wyborze określonej metodyki może wydawać się poboczną kwestią. To jednak mylne przekonanie. Najczęściej wskazywaną przyczyną, jeśli chodzi o nieudane wdrożenia systemów ERP, jest niewłaściwe zarządzanie projektem. Wybór odpowiedniej metodyki zarządzania może być więc kluczowy dla powodzenia projektu.  

Jakie podejście jest najbardziej optymalne dla udanego wdrożenia?

Jeszcze kilkanaście lat temu od firm, które chciały realizować projekty dla administracji publicznej, wymagano, aby kierownik projektu po stronie dostawcy posiadał ważny certyfikat PRINCE. Wedle opinii zamawiającego, był to kluczowy czynnik, który miał gwarantować sukces projektu. W rzeczywistości stosowanie klasycznej metodyki PRINCE generowało często nadmierną ilość dokumentacji, co jest głównym zarzutem ze strony jej przeciwników. Nie należy jednak tego rozumieć wyłącznie jako negatywną ocenę tej metodyki i trzeba podkreślić, że w wielu projektach doskonale się ona sprawdza. Nie można jej jednak traktować jako metodyki uniwersalnej i gwarantującej właściwe zarządzanie przedsięwzięciem. Powodzenie projektu zależy od wielu czynników, zastosowanie właściwej metodyki, dopasowanej do charakteru realizowanego projektu, jest jednym z nich.

Poznaj popularne podejścia wdrożeniowe

Zarządzanie projektem. W tym zakresie wyłaniają się dwa podejścia:

• Waterfall – tradycyjne, zakładające sekwencyjną realizację poszczególnych etapów,
• Agile – zwinne, w którym zespół pracuje w oparciu o krótkie sprinty, dostarczające działające fragmenty systemu (przyrost).  

Waterfall

Jest to tradycyjne podejście, które zakłada zaplanowanie kolejnych etapów i realizowanie ich jeden po drugim. Kolejno: zbiera się wymagania, tworzy plan, wykonuje pracę i przedstawia kompletny, operacyjny produkt końcowy. Każda faza projektu ma punkt początkowy i końcowy, a praca nad kolejną fazą nie rozpoczyna się, dopóki bieżąca faza nie zostanie ukończona – dlatego nazywa się ją „wodospadem”.

Przykładowe etapy wdrożenia systemu wg Waterfall:

1. Określenie wymagań, rezultatów oraz wybór systemu
2. Planowanie
3. Projektowanie
4. Budowa systemu (development)
5. Testowanie
6. Wdrożenie
7. Konserwacja (utrzymanie) systemu

Waterfall wydaje się być podejściem bezpiecznym. Zaplanowane są poszczególne etapy, budżet czy czas przeznaczony na realizację poszczególnych kroków. Jednak istotną kwestią w tym podejściu jest, jak w przypadku wodospadu, brak możliwości cofnięcia się do zakończonych etapów (lub wymaga to zaangażowania dużej ilości środków i pracy). Ponieważ ewentualne problemy i konieczność wprowadzenia zmian pojawiają się zazwyczaj na końcu (etap testowania czy wdrożenia) ich naprawa jest kosztowna i wydłuża czas realizacji projektu.  

Ponadto wdrożenie z wykorzystaniem tego podejścia jest czasochłonne i może wydłużać czas realizacji projektu, gdyż zakłada rozpoczęcie kolejnych prac dopiero po zakończeniu danego etapu. Posiada ono jednak pewne pozytywne aspekty. Po pierwsze, oczekiwania odnośnie rezultatów są ustalone wcześniej, co znacznie ułatwia i upraszcza planowanie i projektowanie. Dodatkowo jasne określenie poszczególnych etapów w znacznym stopniu ułatwia mierzenie postępów wdrożenia, a na koniec klientowi przedstawiany jest kompletny, gotowy produkt, zgodny z pierwotnymi założeniami. Określone są jasne przedziały początkowe i końcowe oraz przejrzysta struktura projektu. Poszczególne kroki i etapy są jasne do zrozumienia dla wszystkich uczestników projektu. Doskonale sprawdza się w projektach fixed price.

Agile

Podejście zwinne i metodyki agilowe z każdym rokiem zyskują na popularności. Często doskonale sprawdzają się w zespołach wytwarzających oprogramowanie. Podstawową miarą jest tutaj działanie programu. Zespół projektowy często się spotyka, dlatego ewentualne problemy mogą być szybko dostrzeżone i rozwiązane.

W porównaniu do podejścia Waterfall Agile jest szybszy i bardziej elastyczny. Zasadnicza różnica między nimi tkwi w etapach rozwoju i wdrażania. Agile skupia się na etapie, który jest aktualnie realizowany i tym, co najważniejsze w danym momencie, zamiast na gotowym produkcie. Pozwala znajdować i rozwiązywać problemy podczas wielu rund testowania i projektowania. Zakłada jak najszybsze wdrożenie systemu oraz dopasowywanie i rozbudowanie go w trakcie jego pracy. Ustala się tutaj kolejne kroki i sukcesywnie je wdraża.

Jak działa Agile?

Zespoły Agile dzielą pracę na małe zadania, zwane sprintami, które minimalizują ilość wstępnego planowania i projektowania. Zespół pracuje nad wszystkimi etapami (planowanie, programowanie, wdrażanie, testowanie itd.) podczas jednego sprintu. Na koniec powstaje gotowa część całego systemu. Pozwala to na większą elastyczność w  realizacji zmieniających się wymagań klientów.

W przypadku bardziej złożonego i dynamicznego przedsiębiorstwa sprawne wdrażanie rozwiązań gwarantuje, że oprogramowanie realizuje procesy biznesowe zgodnie z oczekiwaniami zarówno na początku projektu, jak i na jego końcu.

 Na koniec trzeba pamiętać, że agilowe podejście wymaga dużego zaangażowania po stronie klienta. Zdarzają się projekty, w których trudno oszacować koszty, a rezultat może znacząco odbiegać od pierwotnych założeń projektu.

Jaką metodykę wybrać? Pomyśl o rozwiązaniu hybrydowym

Trudno zdecydować, które podejście jest lepsze. Oba mają swoje wady i zalety, a wybór konkretnej metodyki zależny jest również od charakterystyki przedsiębiorstwa. Możliwe jest też wzięcie tego, co najlepsze, z obu i stworzenie własnych procedur.

Metoda hybrydowa określa pracę z góry, pożyczając określone fazy rozwoju i ustalając wymagania na wysokim poziomie z podejścia Waterfall. Często powtarzanie tych samych operacji (iteracja), testowanie i interdyscyplinarne zaangażowanie są dodawane z metodyki Agile. Dzięki wybraniu tego, co dla nas najlepsze, firmy otrzymują jasną mapę projektu, z konkretnymi, osiągalnymi fazami, w których postęp jest łatwy do śledzenia, a jednocześnie wystarczająco elastyczny, aby sprostać nieprzewidzianym wyzwaniom lub zmianom w przedsiębiorstwie. Podejście hybrydowe zakłada też maksymalne zaangażowanie użytkowników końcowych nowego systemu, a to kolejny krok przybliżający do sukcesu wdrożenia. Hybrydowe podejście zakłada, że każdy etap to coś więcej niż tylko tworzenie oprogramowania. Chodzi o rozwiązywanie ogólnych problemów operacyjnych i przekształcanie biznesu, aby firma mogła sprostać obecnym i przyszłym wyznaniom.

Werdykt

Kwestia wyboru podejścia do wdrożenia, czy konkretnej metodyki zarządzania projektami to na pewno kluczowy czynnik w drodze do celu, szeroko pojętego sukcesu wdrożenia. Niezależnie od decyzji rzetelna analiza i skoncentrowanie uwagi na wymaganiach klienta, a także dobre zarządzanie projektem w ustalonym zakresie, jak również pojawiającymi się zmianami, będą do tego celu nas przybliżać.

To, czy w realizowanym projekcie zastosujemy podejście tradycyjne czy zwinne, musi też uwzględniać środowisko zewnętrzne, podejście klienta do aktywnego udziału w pracach zespołu oraz pewną elastyczność budżetu przewidywanego na wdrożenie.

Od przedsiębiorstwa i partnera wdrożeniowego zależy, która metoda będzie najlepszym wyborem w danym projekcie. Ważne, żeby oprócz projektu i środowiska wdrożeniowego dopasować ją też do współpracujących ze sobą w zakresie realizacji projektu firm, jak i do ich pracowników, pamiętając, że największą siłą i wartością firmy jest człowiek.

Masz pytania? Skontaktuj się z nami!