W ten sposób postawisz fundamenty pod sukces projektu w fazie przygotowawczej
Na dzisiejszych rynkach nie ma wielu firm, które mogą pozwolić na niepowodzenie kolejnego wdrożenia ERP lub inicjatywy transformacji cyfrowej. Niestety, istnieje ciągłe błędne przekonanie, że przygotowanie do sukcesu projektu rozpoczynają się dopiero wtedy, gdy system jest zaprezentowany, a Ty masz już stworzoną relację z dostawcami. Ale czy zdajesz sobie sprawę, że najważniejsze ustalenia, decydujące o sukcesie lub porażce, zapadają na początku fazy przygotowań? Więc gdzie postawisz fundamenty pod sukces następnego projektu?
Nowe podejście do fazy przygotowań
W ciągu ostatnich 5 – 10 lat nastąpiły poważne zmiany w czynnikach sukcesu i niepowodzeń projektów wdrożeniowych oprogramowania. Z biegiem czasu czynniki te przesunęły się z aspektów czysto technicznych (to jest: awarie systemu i wydajność) w kierunku aspektów organizacyjnych, w tym chęci i zdolności do zmiany procesów biznesowych, sposobu myślenia i kultury firmy. Przy tej zmianie warto przyjąć zupełnie inne podejście do fazy przygotowań.
Solidne przygotowanie do projektu organizacyjnego zaczyna się znacznie wcześniej w porównaniu z tradycyjnymi, bardziej technologicznymi projektami. Ze względu na charakter dzisiejszych projektów istnieje silna potrzeba uwzględnienia w projekcie różnych ról, jeśli jedyną realną opcją jest sukces. Idealnie byłoby, gdyby główne zasady i wstępne warunki projektu zostały określone przed nawiązaniem kontaktu z dostawcami.
Sukces projektu – odpowiedz na kluczowe pytania!
Oto kilka ważnych pytań, na które idealnie jest znaleźć odpowiedź na etapie przygotowań:
- Jakie są strategiczne cele, które chcemy osiągnąć dzięki tej inicjatywie?
- Jak możemy zdefiniować te cele w atrakcyjnej formie, aby każdy pracownik mógł je zrozumieć?
- Jak możemy zapewnić aktywne zaangażowanie całego zespołu zarządzającego?
- Kto jest aktywną i wykwalifikowaną osobą decyzyjną na poziomie zarządu, która będzie odpowiedzialna zarówno za sukces, jak i (nieoczekiwaną) porażkę?
- Czy ten projekt będzie jedynym projektem, na którym skupimy się w 100 procentach, czy też będzie więcej projektów uruchomionych w tym samym czasie?
- Czy dostosujemy nowe oprogramowanie do sposobu, w jaki pracujemy, czy jesteśmy otwarci na zmianę naszych procesów biznesowych w kierunku najlepszych praktyk w oprogramowaniu?
- Decydujemy się na podejście „dużego skoku”, czy też podejście „małych kroków” będzie lepszym rozwiązaniem?
- Gdzie jest największe ryzyko niepowodzenia i jak możemy je ograniczyć, a nawet wyeliminować?
- Jak możemy zmotywować nasze zespoły do dzielenia się najlepszymi pomysłami z zespołem projektowym?
- Jak wykorzystać komunikację, aby już na wczesnym etapie zaangażować całą firmę?
Oczywiście bardzo ważne jest, aby podzielić się odpowiedziami na te pytania z całą organizacją. Dodatkową zaletą tego podejścia jest to, że możesz znacznie lepiej informować potencjalnych dostawców i partnerów wdrożeniowych o tym, co chcesz osiągnąć.
Przygotowanie to zawsze dziewięćdziesiąt procent wyniku końcowego. Jest więc duża szansa, że to nowe podejście przyczyni się do lepszych wyników projektu.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami!
